I. DEFINICJE I POSTANOWIENIA OGÓLNE

​

1. Niniejszy Regulamin Ogólny (w dalszej części Regulamin) ustala zasady udziału w Festiwalu Larpart. Celem Regulaminu jest zapewnienie bezpieczeństwa Uczestnikom oraz wyznaczenie zasad udziału w Festiwalu. Regulamin określa zasady, które muszą być przestrzegane przez każdego z Uczestników.

2. Festiwal Larpart (w dalszej części regulaminu zwany dalej Festiwalem) jest wydarzeniem poświęconym larpom, organizowanym przez osoby prywatne (zwane dalej Organizatorem lub Organizatorami), w oparciu o partycypację w kosztach finansowych i niefinansowych wszystkich Uczestników festiwalu.

3. Uczestnikiem jest osoba obecna podczas wydarzenia, od momentu akredytacji do określonego dnia i godziny zakończenia, posiadająca bilet na festiwal, przypisany do swojego nazwiska i zaakredytowana przez Organizatorów.

4. Festiwal organizowany jest na zasadach non-profit. Wydarzenie odbywa się na terenie Przystanku Alaska w Gliśnie Wielkim. Przystanek Alaska to podwórko, zabudowania wokół niego, domki, pole namiotowe, droga nad jezioro, plaża chefa oraz plaża główna. W czasie Festiwalu oprócz niniejszego regulaminu i innych dokumentów wymienionych w punkcie 8 obowiązuje regulamin miejscowy.
   
   
    

5. Każdy Uczestnik Festiwalu musi wypełnić formularz zgłoszeniowy, w czasie ustalonym przez Organizatorów. 

6. Uczestnicy Festiwalu zobowiązani są do wpłacenia składki na pokrycie kosztów związanych z jego organizacją w ustalonym terminie. Zarządzaniem finansami Festiwalu zajmuje się Stowarzyszenie pasjonatów gier fabularnych “silesian games”. ​

7. Uczestnictwo w Festiwalu jest równoznaczne z oświadczeniem, że Uczestnik zapoznał się z treścią tego regulaminu i zobowiązuje się do przestrzegania wszystkich innych zasad, wytycznych i regulaminów, wymienionych w punkcie 8. Uczestnik potwierdza to oświadczenie, składając podpis podczas akredytacji lub zaznaczając odpowiedni checkbox w formularzu zgłoszeniowym przed rozpoczęciem wydarzenia. Ustanie statusu Uczestnika następuje z momentem zakończenia festiwalu, ogłoszonego przez Organizatora, lub z momentem wykluczenia z wydarzenia zgodnie z procedurą opisaną w punkcie V. tego Regulaminu.

8. Uczestnicy Festiwalu zobowiązani są do zapoznania się i przestrzegania postanowień niniejszego regulaminu, regulaminu dla właścicieli zwierząt, przepisów przeciwpożarowych i innych zasad, wyznaczonych przez właściciela Przystanku Alaska (są dostępne na miejscu), obowiązujących w miejscu stanowiących obszar Festiwalu, oraz wytycznych porządkowych wydawanych przez Organizatorów.

9. Uczestnik jest zobowiązany do akredytacji u Organizatorów, w miejscu przez nich wyznaczonym, natychmiast po przyjeździe na obszar Festiwalu, przed jego rozpoczęciem. Uczestnicy, którzy dojadą w trakcie lub po rozpoczęciu Festiwalu, są zobowiązani do akredytacji u Organizatorów w czasie najbliższego dyżuru Organizatorów. Godziny dyżurów akredytacyjnych odbywają się każdego dnia w godzinach 10:00-17:00.

10. Festiwal przeznaczony jest dla osób pełnoletnich.

11. Osoby w wieku poniżej 18 roku życia nie mogą uczestniczyć w Festiwalu. Wyjątek stanowi sytuacja, kiedy Uczestnikiem jest również prawny opiekun danej małoletniej osoby, a jej udział zostanie omówiony z organizatorami po zapisach na festiwal, a przed wydarzeniem. (konwent.larpart@gmail.com). 

12. Zalecane jest posiadanie ubezpieczenia NNW na czas festiwalu. Uczestnicy opłacają ubezpieczenie NNW we własnym zakresie.

13. Od momentu przyjazdu, aż do opuszczenia terenu wydarzenia, każdy Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność prawną i finansową za swoje postępowanie. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za wypadki i szkody powstałe podczas trwania Festiwalu, oraz ewentualne nieszczęśliwe zdarzenia lub wypadki będące zwykłym następstwem udziału w festiwalu.

14. Uczestnicy Festiwalu zobowiązani są do traktowania siebie nawzajem z szacunkiem. Jeżeli jakikolwiek Uczestnik poczuje, że jego granice zostały w jakikolwiek sposób naruszone, może to zgłosić do Organizatorów (konsekwencje patrz punkt 26).

15. Uczestnicy wydarzenia zobowiązani są do utrzymania porządku w miejscu biwakowania, domkach mieszkalnych, oraz w przestrzeni wspólnej festiwalu.

16. W ramach składki organizatorzy zobowiązani są do zapewnienia uczestnikom miejsca biwakowego lub domków mieszkalnych, dostępu do ujęcia wody, dostępu do toalet, wywozu śmieci. Dodatkowo zobowiązują się do zapewnienia przestrzeni do organizacji gier, larpów i innych atrakcji przewidzianych w programie festiwalu. 
    
    
     

17. Uczestnicy, którzy chcą przyjechać na Festiwal ze zwierzęciem, muszą zgłosić wcześniej ten fakt do organizatorów poprzez mail konwent.larpart@gmail.com

18. Uczestnik przyjeżdżający ze zwierzęciem jest zobowiązany do przestrzegania regulaminu obecności zwierząt na terenie Przystanku Alaska oraz wszystkich wytycznych Organizatorów w zakresie opieki i kontroli nad zwierzęciem, oraz zobowiązany jest dołożyć wszelkich starań, by jego zwierzę nie było uciążliwe dla innych uczestników festiwalu.

19. W przypadku naruszenia wytycznych organizatora w zakresie opieki nad zwierzęciem, albo w wypadku, gdy zachowanie zwierzęcia będzie uciążliwe dla innych uczestników Festiwalu, uczestnik będzie proszony o wywiezienie zwierzęcia poza teren wydarzenia.
    
    
     

20. Składka akredytacyjna wynosi 570 zł za cały okres trwania wydarzenia. Uprawnia ona do pobytu na terenie Festiwalu oraz na korzystanie z jego atrakcji. Stawka obowiązuje zarówno osoby śpiące na polu namiotowym, jak i w pobliskiej agroturystyce. Dopłata do miejsca spania w domku traperskim wynosi dodatkowo 210 zł.  

21. Po otrzymaniu potwierdzenia uczestnictwa drogą mailową czas na opłatę składki akredytacyjnej na wskazane konto wynosi 10 dni. Po upłynięciu tego czasu bilet przechodzi do następnej osoby na liście rezerwowej. 

22. Uczestnicy mają możliwość uzyskania zwrotu składki w razie rezygnacji z uczestnictwa w konwencie, najpóźniej 2 tygodnie przed rozpoczęciem wydarzenia. Rezygnacja z uczestnictwa po 06.06.2025  nie uprawnia do zwrotu kosztów składki.

23. Osoby współpracujące otrzymują częściowy lub całkowity zwrot kosztów składki w zamian za wykonywanie działań na rzecz konwentu, ustalonych wcześniej z organizatorami.
    
    
     

24. Osoby bez akredytacji nie są Uczestnikami. Nie mogą przebywać na terenie Festiwalu ani brać udziału w programie Festiwalu. Osoby te będą usuwane z terenu wydarzenia niezwłocznie. Więcej nt. akredytacji w punkcie 9. 

25. Naruszenie któregokolwiek punktu Regulaminu może się wiązać z usunięciem z terenu Festiwalu przez Organizatorów lub osoby przez nich wyznaczone, bez zwrotu akredytacji.

26. Nękanie oraz przemoc fizyczna, psychiczna, słowna i każda inna, jest naganna i może skutkować natychmiastowym usunięciem z udziału w wydarzeniu bez zwrotu składki.

27. Pkt. powyższy obejmuje także dyskryminację ze względu na rasę, wiek, tożsamość płciową, orientację seksualną, religię, przynależność do grupy etnicznej, narodowej lub społeczno-kulturowej, przekonania polityczne, a także status materialny czy pochodzenie społeczne.  

28. Rozbijanie namiotów poza przeznaczoną do tego przestrzenią, wyznaczoną przez właściciela Przystanku Alaska, jest zabronione.

29. Na terenie festiwalu zakazuje się: strzelania z łuków przy użyciu strzał ostrych, broni pneumatycznej, torsyjnej i palnej, pod groźbą usunięcia z wydarzenia bez zwrotu składki.

30. W przypadku zagrożenia pożarowego obowiązuje zakaz palenia ognisk, za wyjątkiem miejsc do tego celu wyznaczonych.
    
    
     

31. Każdy Uczestnik potwierdza, że wyraża zgodę na podanie, przetwarzanie i przechowywanie swoich  danych osobowych przez Organizatorów dla potrzeb rejestracji i akredytacji oraz w celu zapewnienia bezpieczeństwa wszystkich Uczestników Festiwalu Larpart 2025, zgodnie z postanowieniami ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000).  

32. Dane te obejmują w szczególności imię, nazwisko, data urodzenia, informacje zdrowotne oraz zdjęcie (w przypadku twórców programu lub osób bohaterskich). 

33. Uczestnikowi w każdej chwili przysługuje prawo do wglądu do danych, ich poprawiania lub usunięcia. Żądanie usunięcia danych spowoduje niezwłoczne usunięcie danych Uczestnika ze wszystkich nośników danych, w tym akredytacji papierowej.  

34. Podanie danych osobowych oraz wyrażenie zgody na ich przetwarzanie i przechowywanie jest dobrowolne, jednakże ich niepodanie lub brak zgody na przetwarzanie, a także jej cofnięcie, ze względów organizacyjnych, uniemożliwia udział w Festiwalu.

35. Organizatorzy planują utrwalać przebieg festiwalu za pomocą zapisu audio-video oraz fotograficznego. Utrwalenie spotkania wykonywane są dla celów: 

    • informacyjnych (dostępnych na stronie internetowej i innych stronach internetowych Organizatorów oraz profilach na portalach społecznościowych Organizatorów z informacją o spotkaniu i jego przebiegu),

    • promocyjnych (np. na stronie internetowej i innych stronach internetowych Organizatorów, profilach na portalach społecznościowych Organizatorów) 

    • w celu archiwizacji (w zakresie nagrań i fotorelacji).

36. Uczestnik biorąc udział w Festiwalu i akceptując Regulamin, wyraża każdemu z Organizatorów osobno zgodę na nieograniczone czasowo i terytorialnie, nieodpłatne utrwalenie i wykorzystanie jego wizerunku w celach wskazanych w ust. 1 powyżej. Zgoda obejmuje rozpowszechnianie przez Festiwal Larpart wizerunku utrwalonego w związku z udziałem w Festiwalu poprzez: utrwalanie, zwielokrotnianie przy użyciu wszelkich technik, rozpowszechnianie, korzystanie, wprowadzenie do obrotu, użyczenie, publiczne wykonanie, wstawienie, wyświetlenie, odtworzenie, nadawanie, publiczne udostępnianie, archiwizację, w tym w szczególności na stronach internetowych, w mediach społecznościowych, na wydarzeniach promocyjnych Festiwalu Larpart i fotografów biorących udział w tymże. 

37. W związku z wykorzystaniem wizerunku Uczestnik nie będzie wykonywać prawa kontroli i każdorazowego zatwierdzania wykorzystania wizerunku, w tym prawa zatwierdzania w stosunku do ostatecznej postaci utrwalenia wizerunku oraz prawa każdorazowego wskazywania go jako osoby uwidocznionej, a w szczególności wskazywania jego imienia i nazwiska

38. W przypadku, gdy Uczestnik nie wyraża zgody na robienie jakichkolwiek zdjęć/ filmów, powinien poinformować o tym organizatorów, wszystkich fotografów larpartowych oraz innych Uczestników, którzy będą robić zdjęcia podczas punktów programu i poza nimi. 
    
    
     

39. Regulamin obowiązuje  od 01.04.2024 r. do czasu odwołania przez Organizatora.

40. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany regulaminu, zarówno przed festiwalem, jak i w trakcie trwania Festiwalu. Uczestnicy zostaną powiadomieni o każdej zmianie w Regulaminie i zobowiązani są do przestrzegania nowych zasad. Organizator dąży do zapewnienia bezpieczeństwa Uczestnikom i poprawnego przebiegu wydarzenia, dlatego zmiany w Regulaminie mogą być wprowadzone w każdym momencie, jeśli jest to konieczne. 

41. Brak znajomości Regulaminu nie zwalnia Uczestnika z obowiązku jego przestrzegania. Każdy Uczestnik wydarzenia zobowiązany jest do zapoznania się z treścią Regulaminu i przestrzegania jego zasad. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Osobę Uczestniczącą, która nie znała treści Regulaminu lub nie przestrzegała jego zasad.

42. W przypadku naruszenia praw Uczestnika lub nieprzestrzegania zasad Regulaminu, Organizator zobowiązuje się do rozpatrzenia roszczeń zgłoszonych przez Uczestników wydarzenia. W przypadku braku porozumienia między stronami, Uczestnik Organizator zaleca rozwiązanie sporu drogą polubowną, jednak ma on prawo skierować sprawę do sądu.